华中科技大学档案管理办法 

第一章 总则

第一条 为了进一步加强我校档案工作，有效保护和利用档案，更好地为全校师生员工服务，为学校教学、科研、管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《湖北省档案管理条例》等规定，结合本校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案工作是学校重要的基础性工作，学校应当把档案工作纳入学校整体发展规划，实行统一领导，集中管理的原则，实行文件材料形成部门、课题组立卷（件）的归档制度。

各单位档案工作应纳入计划和规划，纳入管理制度，纳入职责范围；各单位在布置、检查、验收、总结业务工作时，档案工作要同步进行。

第四条 学校档案是学校各项工作的真实记录，是工作依据和历史凭证，是重要的信息资源。学校档案属国家所有，是国家档案资源体系的组成部分，属于学校国有资产管理的范围。

第二章 领导体制、机构和职责

第五条 学校档案工作在校党委领导下，由分管校领导负责，并履行如下职责：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）加强对学校档案工作的领导，将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校信息化建设同步实施；

（三）建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实档案人员编制，落实发展档案事业所需设施、设备以及工作经费；

（四）研究决定档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第六条 档案馆负责监督、指导和检查全校各单位的档案工作，其管理职责：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）组织制订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）指导学校各单位文件材料的形成、积累和归档工作，并负责监督和检查；

（四）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（五）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（六）组织实施档案信息化建设，开展电子文件归档工作；

（七）开展档案的开放和利用工作；

（八）监督和指导各二级单位档案室建设，开展档案工作人员的业务培训；

（九）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（十）开展档案学术研究和交流活动；

（十一）完成学校领导及上级业务主管部门交办的其他任务。

第七条 对于某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，根据实际需要设立档案室或档案分室管理。

第八条 各二级单位必须有一名负责人分管档案工作、配备若干档案工作人员，负责本单位文件材料的收集、整理和移交工作。

档案工作负责人职责：

（一）贯彻执行国家档案政策法规和学校档案工作规章制度，制定和健全本单位有关档案管理制度，确保档案工作纳入工作计划和规划，纳入议事日程，纳入职责范围；

（二）检查、督促本单位文件材料的形成、积累、整理工作，保证文件质量和文件材料的及时归档；

（三）负责本单位档案材料的安全和保密工作；

（四）为档案工作人员提高政治、业务素质创造条件，切实帮助档案工作人员解决工作中的实际困难。

档案工作人员职责：

（一）贯彻执行学校档案工作的政策和规定；

（二）负责组织和指导相关人员及时整理文件材料，完成档案材料的收集、保管、整理和归档工作；

（三）负责本单位档案的完整、准确、系统、安全和保密。

第三章 档案的形成与接收

第九条 学校各单位或个人在教学、科研、管理等职务活动中形成的文件材料，由文件材料形成人员按归档要求，系统整理，编目，装订进盒，交本单位档案工作人员检查、整理后向档案部门移交。任何个人不得据为己有或者拒绝归档。对涉密档案材料的移交，严格执行有关保密规定。

对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案部门可通过征集、代管、捐赠等形式进行管理。

第十条 各单位文件材料归档范围和保管期限参照相关文件确定。归档材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带、磁（光）盘、实物等各种载体形式。按照档案相关法规规定，逐步实现纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

第十一条 学校部门归档工作职责划分：全校性、综合性材料由学校办公室负责归档；科研项目的归档，由项目组负责整理，科技管理部门负责归档；其余按各职能部门分工负责相应材料的归档。归档涉及多个部门的，由文件的主办部门归档，其他部门协办。

第十二条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，著录规范，声像清晰，符合有关法规和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的相关标准执行。

第十三条 归档时间与手续：

（一）学校各部门形成的综合类文件材料应当在次年6月底前归档；

（二）各院系形成的教学类文件材料应当在次学年寒假前归档；

（三）科研、基建项目和专题性、成套性文件材料，在项目完成通过鉴定验收后第二年，完成整理归档工作；

（四）专利文件在专利批准后第二年，完成整理归档工作；

（五）财会类文件材料按照《会计档案管理办法》要求归档；

（六）人事档案材料在形成后的一个月内由形成部门归档；

（七）档案的移交、接收必须履行相应的手续，填写移交清册一式二份，并由交接双方签字盖章。

第十四条 学校重大会议、重大活动、重大建设项目、重大科研项目和重大设备采购项目所形成的材料，由相关承担部门整理后及时归档。档案工作要与项目立项、检查、鉴定、验收同步进行，未经档案验收或验收不合格的，不得进行工程竣工验收、课题结题验收、鉴定和报（评）奖工作。

第十五条 校内单位撤销或合并时，应做好文件材料的交接或归档工作，校内新成立的单位要及时建立档案工作制度。

第四章 档案的管理

第十六条 要将档案纳入国有资产管理范畴，严格执行有关国有资产管理的法规。合理设置岗位职责权限，建立档案接收、使用、检查、鉴定、销毁等登记制度，防止档案资产流失，确保档案资产完整安全，运用现代化管理手段，深层次开发档案信息资源，充分发挥档案资源的效益。

第十七条 档案馆要做好档案的收集、整理、鉴定、保管、编目、统计等工作，加强档案的保护工作，采用先进的档案保护技术，防止档案破损、褪色、霉变和失散。

第十八条 档案馆要建立健全档案安全体系。落实人防、物防、技防三位一体的档案安全防范措施，建立完善档案安全应急管理制度，切实改善档案保管条件，对重要档案实行异地异质备份保管，确保档案实体和档案信息的安全。

第十九条 加强对涉密计算机和涉密载体的安全保密管理，严格执行“涉密不上网，上网不涉密”。保密档案实行专人专柜专库管理，保密档案密级的变更和解密，依照相关法规办理。

第二十条 对保管期限已满、已失去保存价值的档案，档案部门会同有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。销毁档案时，必须有两人监销，并在销毁清册上签名。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第五章 档案的开放与利用

第二十一条 档案馆对于自形成之日起满三十年的档案应向全校和社会开放，涉及重大安全、重大利益以及到期不宜开放的档案，须经学校主管领导批准后延期开放。

属下列情况之一的，档案到期不宜开放：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的；

（五）学校重要会议记录。

档案馆应按有关规定定期公布开放档案目录，要创造条件，简化手续，提供方便，最大限度满足利用者需求。

第二十二条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖印章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十三条 档案馆提供档案利用应遵循下列规定：

（一）凡持有合法证明的单位和个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以查阅、利用已经开放的档案。

（二）查阅利用未开放档案须经相关部门同意，并经档案部门负责人批准，凭介绍信及有效证件方可查阅。涉密档案的利用按保密部门规定执行，涉及重大问题的，还须经主管校领导批准。

（三）本校工作人员因公务查考，可凭介绍信及个人有效证件直接查阅利用本单位归档的档案。查阅利用非本单位归档限制使用的档案，须经档案形成单位和档案部门有关负责人同意。

（四）境外组织或个人利用档案，按照国家有关规定办理。

第二十四条 档案馆应积极开展档案编研和宣传工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校领导批准。未经学校授权，其他任何组织或个人无权公布学校档案。

第二十五条 档案馆一般不外借档案，提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要外借的，应由分管校领导批准。

第六章 条件保障

第二十六条 档案馆档案工作所需经费单独立项，列入学校预算。各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备，在本部门经费中开支。

第二十七条 学校应当为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，馆库建设按照《档案馆建设标准》的要求执行。

存放涉密档案应当设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第二十八条 学校应当为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第七章 激励与责任追究

第二十九条 有下列事迹之一的，学校以及有关部门应当给予表彰：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给档案馆的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十条 学校建立档案工作责任追究制度，档案馆和各二级单位对各自分管范围的档案工作承担主体责任。各单位党政负责人是各自档案工作的第一责任人。档案馆要加强档案法规宣传教育和业务培训，提高学校各单位领导和工作人员档案责任意识和档案工作能力。

第三十一条 分管档案工作校领导、档案馆及各二级单位负责人应认真履行本办法第二章规定的档案管理职责。建立检查考核制度，纳入工作计划，与各项工作紧密结合，一同部署、一同落实、一同检查、一同考核。

第三十二条 档案管理责任落实不到位造成严重后果的,视情节轻重，按照问责程序由学校相关部门给予批评教育、诫勉谈话，责令作出书面检查、进行通报批评，给予组织处理或纪律处分。

第三十三条 有档案管理违法违纪行为的单位，其负有责任的领导人员和直接责任人员，以及有档案管理违法违纪行为的个人，应当承担纪律责任。有下列行为之一的，由学校对有关责任人员，依照《档案管理违法违纪行为处分规定》、《事业单位工作人员处分暂行规定》给予警告，记过，降低岗位等级或者撤职，开除处分。

（一）将公务活动中形成的应当归档的文件材料、不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、复制、公布档案的；

（三）因工作不负责任或者不遵守档案工作制度，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）涂改、伪造档案的；

（六）擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的；

（七）携运、邮寄禁止出境的档案或者其复制件出境的；

（八）未配备安全保管档案的必要设施、设备，或者未建立档案安全管理规章制度，或者明知所保存的档案面临危险而不采取措施，导致档案安全事故发生的；

（九）档案安全事故发生后，不及时组织抢救，或者隐瞒不报、虚假报告、不及时报告，或者干扰阻挠有关部门调查的；

（十）其他违反档案法律法规的行为。

有档案管理违法违纪行为，应当给予党纪处分的，移送党的纪律检查机关处理。涉嫌犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。

第八章 附则

第三十四条 附属协和医院、同济医院、梨园医院等附属单位参照本文件制定本单位的档案管理办法。

第三十五条 政策性较强的干部人事等档案门类的管理除执行本办法外，还要执行国家有关文件规定。

第三十六条 本办法由档案馆负责解释。

第三十七条 本办法自公布之日起施行。《华中科技大学档案管理办法》（校档[2001]2号）同时废止。

华中科技大学

2017年12月26日