1.什么是毕业生档案？

毕业生档案是指毕业生的一整套学生档案。学生档案是人事档案的前身，记载了个人学习工作经历、政治思想表现、专业素养、工作实绩、遵纪守法以及家庭社会关系等情况，在招聘录用、政审、考察、公证、职称评定等人事管理和服务中起着依据和参考的作用。

2.学生档案内有哪些材料？

从高中开始各学历教育阶段的登记材料、学习成绩单、学位评定材料、入团入党发展材料、奖励处分材料、实习工作材料等。

3.我校学生档案材料是如何归档的？

主要有三个归档阶段：新生入学时，学院收取原档，审核后连同入学录取材料集中移交档案馆归档；学生就读期间，学院随时将新增的奖惩、组织发展、学籍变动等材料移交档案馆归档；毕业时，学院将毕业登记表、成绩单、学位评定材料等集中移交档案馆归档。

4.党员档案和学生档案有什么关系？

党员档案包含入党志愿书和申请培养考察一揽子材料，是学生档案中的一个材料类别。学院会在党员转正后或毕业时将党员档案移交档案馆归入学生档案。

5.毕业生党员转移组织关系时，接收方要求提供党员档案复印件，怎么办？

由学院提供党员档案电子备份件，未做备份的，学院可向档案馆申请复印。如果毕业生的档案已经寄往接收单位了，毕业生可在档案接收单位申请复印。

6.用人单位政审需要查阅档案，如何办理？

用人单位工作人员持介绍信（或考察函），于工作时间到档案馆学生人事档案服务大厅现场查阅，查档人员需出示个人证件并进行登记。如用人单位不方便来馆查阅档案的，可与毕业生所属学院协商，委托学院辅导员代为查阅。

7.毕业后档案应该转去哪里？

根据毕业生个人毕业去向不同，毕业生档案有以下去向：

8.毕业生可以自行保管档案吗？

不可以。国家相关规定明确禁止个人保管档案。

9.档案转出学校是否会影响应届毕业生的身份？

毕业已就业的，已失去应届毕业生身份。毕业未就业的，在未就业的两年之内，不管档案在哪里都不会影响应届毕业生的身份。

10.毕业生如何填报档案去向？

应届毕业生登录华中科技大学就业信息网 (https://job.hust.edu.cn)填写档案去向相关信息，并在学院进行线下签名确认。具体要求以学院通知为准。

11.毕业生在填写档案接收单位地址时有什么注意事项？

第一，单位、地址、联系人、联系电话，均指直接接收毕业生档案的组织和人员。如果就业单位指定人才服务机构接收档案，“单位”处必须写该人才机构。接收单位未明确联系人的，“联系人”处可填“档案管理人员”。

第二，地址务必准确、完整、详细，联系电话必须确认可接通。档案由EMS快递寄送，地址错误或不详将有遗失风险，一旦遗失将严重损害毕业生本人的利益。

12.毕业生已明确升学去他校，但尚未收到录取通知书或调档函的，如何填写档案接收信息？

毕业生必须联系录取院系学工部门，获取准确详细的档案接收单位、地址、联系人、电话等信息，不可以擅自填写大学 研招办、档案馆等地址（绝大多数高校的研招办和档案馆不直接接收新生档案），更不能只填写大学的名称作为接收单位。

13.如果档案寄回生源地（原籍），当地人社部门给出的档案接收单位及地址和就业信息登记系统默认的信息不一致，怎么办？

由于机构改革，各地接收毕业生档案的人才服务机构可能有所调整，比如由市级人才机构统一接收的变更为各区人才机构分别接收，原人才机构地址最近发生迁移等。具体机构名称和地址以当地人社部门提供的最新信息为准。

14.什么样的人才服务机构可存放毕业生档案？

县级以上（含县级）人社部门所属公共就业和人才服务机构，以及经人力资源和社会保障部门授权管理流动人员人事档案的机构，可保管非公单位就业和离校未就业的高校毕业生档案。

15.各地人才管理服务机构一般是什么名称？

户籍所在地的人才管理服务机构一般叫人才服务中心、人力资源管理服务中心、就业促进中心、就业管理局等。各地教育局、大中专毕业办等基本不再接收档案。街道办、社区、居委会、村委会等不是人才管理服务机构，不接收毕业生档案。

16.档案存放在人才服务机构会被收取费用吗？

不收取。自2015年1月1日起，全国所有人才服务机构已取消收取人事关系及档案保管费、查阅费、证明费、档案转递费等名目的费用。

17.就业单位未指定档案保管机构，档案可以存放在非户籍就业地吗？

除北上广深等超大城市外，高校毕业生的人事档案可存放在非户籍就业地的流动人员人事档案管理服务机构。各城市的具体政策可咨询当地人社部门。

18.毕业生出国留学，档案可以转到教育部留学服务中心吗？

教育部留学服务中心已不接收从高校直接转入的毕业生档案。毕业生可将档案先转回生源地/户籍地人才管理服务机构，再转至教育部留学服务中心。详情请访问教育部留学服务中心官网。

19.就业地在北京，非公单位不接收档案，毕业生申请落户北京待审批的，档案如何处理？

毕业生向学院申请档案暂留学校，待北京落户成功后，凭北京市人社局的接收函在档案网上服务平台申请寄档。

20.就业地在上海，非公单位不接收档案，毕业生申请落户上海待审批的，档案如何处理？

档案回生源地（原籍）人才服务机构，待上海落户成功后，再从原籍地人才调取档案至上海。

21.就业地在深圳，非公单位不接收档案，户口不想转到深圳去，档案可以转到深圳吗？

不可以。深圳各人才市场不接收非深户档案挂靠，毕业生需将档案转回生源地（原籍）人才服务机构。

22.档案转递方式是什么？可以用顺丰吗？

教育部、人社部、中国邮政等多部门联合规定，高校毕业生的档案一律由EMS全国高校学生档案转递专用通道寄送，不能采取其他方式转递。

23.档案接收单位要求必须用机要邮寄，怎么办？

如因涉密原因必须通过机要交通转递档案，毕业生可向档案馆提供就业单位相关文件进行申请。有的人才服务机构出具的调档函因沿用旧模板有“机要”寄送字样，可不予理会，一律以EMS寄送。

24.档案回生源地（原籍）的，毕业生需要提前去生源地人才服务机构开具调档函吗？

湖南地区的需要，其他地区目前不需要。生源地为湖南省的，毕业生必须提前联系当地人社部门，明确具体的档案接收机构，完成相关登记，并开具调档函。未办理以上手续的，档案将被拒收。

25.调档函要求在档案袋上做特殊标记或贴相关条码的，怎么办？

要求注明“录取院系”“考号”“档号”等，毕业生直接在填写档案接收单位时用（）补充这些标记信息。要求将调档函的部分剪下来贴到档案袋上的，毕业生需将整个调档函交到档案馆302，并在空白处写上学院和学号。

26.2024届暑期毕业生的档案将在什么时候寄送？什么时候单位可以收到档案？

档案馆预计于2024年7月1日前完成毕业档案材料的接收，于7月8日前将所有需寄送的毕业生档案集中交付邮政EMS进行投递。档案将于寄出后一周内到达接收单位。

27.毕业生如何查询档案转递情况？

档案寄出后，毕业生预留的手机号将收到短信提示，可根据提示中的快递号码在EMS官网上追踪物流情况。毕业生也可通过手机微信关注“华中科技大学档案馆”，登录“去向查询”平台自助查询。由于EMS只保留半年物流记录，毕业生务必及时查询并确认档案签收情况。

28.档案已寄出，毕业生临时改签其他工作单位，档案怎么办？

毕业生可通知原就业单位拒收档案，档案将原路退回学校档案馆。档案馆收到退档后将按暂留在校处理，待毕业生自行申请二次寄档。

29.毕业后档案可以申请留校吗？

根据国家相关规定，毕业生档案应及时转出。暂未就业的毕业生如有特殊需求可向所属学院申请将档案暂留学校档案馆，保留时间不超过两年。学院统计相关信息后统一交档案馆办理暂留。

30.毕业后档案暂留在校的，后续如何办理转出？

档案暂留在校的2024届毕业生，7月5日后可通过微信公众号“华中科技大学档案馆”，登录档案网上服务平台申请寄档，申请时需上传身份证件和调档凭证。毕业两年内未办理档案转出的，档案馆将按毕业生申请暂留时预留的“到期转寄档案地址”寄送。

31.已在2024届毕业方案中但推迟毕业的，档案怎么办？

学院在归档毕业材料时将方案中推迟毕业的学生一一注明，档案馆将按学院标注的推迟毕业名单，将档案按暂留处理。本科生后续完成学业取得双证时，需向档案馆确认毕业材料归档情况，毕业材料完整的，可在档案网上服务平台申请寄档。研究生推迟毕业的，按后续毕业批次转递档案。

32.春季、秋季和冬季批次毕业的硕博毕业生档案如何转递？

其他批次的硕博毕业生需及时通过微信公众号“华中科技大学档案馆”，登录档案网上服务平台申请寄档。确认毕业材料完整后，档案馆将及时寄送档案。由于人数分散，毕业生务必在离校前按学院要求填写并上交毕业研究生登记表等材料，以保证毕业档案完整。

33.结业、肄业、退学的学生档案如何处理？

结业、肄业、退学的学生档案的转递政策和正常毕业的毕业生档案相同。

34.暑假期间可以办理档案政审、档案寄送吗？

可以。暑假期间档案馆采取轮休值班制度，人事档案室值班时间可接待用人单位进行档案政审。留校档案需寄出的，毕业生可在档案网上服务平台申请寄档，人事档案室在值班时间集中审核寄送。具体以档案馆公众号届时公布的暑期值班安排为准。

35.其他关于学生档案的问题，如何咨询？                  

档案馆人事档案室电话：027-87558287；

工作邮箱：ar-stu@hust.edu.cn

欢迎关注微信公众号：华中科技大学档案馆