学校各院系：
2024级全校新生档案材料的移交工作将于10月开始，为保证档案审核及移交工作的顺利开展，现将有关事项通知如下：
一、各院系按学生档案归档要求提前审查整理档案，填写新生档案材料登记表（样表见附件1、2、3）。对于原档（材料）缺失的，院系需及时告知学生并联系原单位催交或补齐（参考附件4、5）。
二、新生原档材料内容及审核要求
（一）本科生新生原档材料
1.高中材料：主要包含高中毕业生登记表（学籍表）、成绩单、学生综合素质评价表等。其中毕业生登记表（或学籍表）是必须具备的档案材料，院系需审核其签章及落款时间等，如缺失，需发回原学校补签补盖。
2.高考材料：主要包含高考报名表、高考志愿表、体检表等。有的新生生源地只有电子材料，院系需联系学校招生办集中打印报考材料用以归档。
3.入团材料：指入团志愿书或团员材料遗失证明。院系需审核材料签章及落款时间是否完备，如缺失，需发回原学校补签补盖。
4.入党材料：指包含入党志愿书、入党申请书、思想汇报及各项考察材料的全套发展材料。院系需做好党员信息采集工作和党员发展材料备份工作。
5.奖惩材料：指校级以上奖励或处分的审批材料，奖励证书原件交由学生本人保管，证书复印件需加盖单位公章方可归档。
6.其他有重要参考价值的材料：如姓名变更材料。
（二）硕博研究生新生原档材料
1.高中材料：主要包含高中毕业生登记表（学籍表）、成绩单、学生综合素质评价表等。
2.高考材料：主要包含高考报名表、高考志愿表、体检表等。
3.本（专）科学籍档案：主要包含学生登记表（入学登记表、学籍表）、成绩单、高等学校毕业生登记表、学位证明等。
4.博士新生的硕士阶段学籍档案：主要包括研究生登记表、硕士录取登记表、成绩单、硕士学位申请书、学位证明、毕业证明等。
5.入团材料：指入团志愿书或团员材料遗失证明。
6.入党材料：指包含入党志愿书、入党申请书、思想汇报及各项考察材料的全套发展材料。院系需做好党员信息采集工作和党员发展材料备份工作。
7.奖惩材料：指校级以上奖励或处分的审批材料，奖励证书原件交由学生本人保管，证书复印件需加盖单位公章方可归档。
8.工作及其他履历材料：指干部履历表、职工登记表、年度考核表、工资定级表、离职证明书、兵役入伍材料等。
9.其他有重要参考价值的材料：如姓名变更材料、职业资格审批材料、护理实习手册、就业通知书等。
10.本校升学学生原档保存在档案馆的，院系可来馆提前审核或在移交时现场审核。
（三）新生原档中常见的不应归档的材料的处理
1.档案中所有的材料必须开封审核，各类档案袋、档案盒（夹）不保留，但如档案袋封皮上贴有高考志愿表或高考成绩的，需剪下该表归档保存。
2.票尾夹、回形针等需取下，不进档案。
3.团员证应交还学生本人保管，不进档案。
4.团组织介绍信由院系团组织保管，不进档案。
5.毕业论文及毕业设计交还学生本人保管，不进档案。
6.录取通知书交还学生本人保管，不进档案。
7.各类证书原件均交还学生本人保管，不进档案。
8.档案转递通知单回执由院系处理，不进档案。
以上材料的处理需在档案移交档案馆之前完成。
三、新生入学新增档案材料
（一）本科生入学材料
1.华中科技大学学生登记表
（二）硕士研究生入学材料
1.华中科技大学研究生登记表
2.硕士学位研究生录取登记表
3.保送推免审批表（如有，则归档）
4.报考研究生政审表（如有，则归档）
（三）博士研究生入学材料
1.华中科技大学（博士）研究生登记表
2.博士学位研究生录取登记表
3.专家推荐信（2份）
4.硕博连读/直博推免审批表（如有，则归档）
5.报考研究生政审表（如有，则归档）
以上新增档案材料需注意：学生按填表说明填写，书写端正，无涂改；如为打印材料，需印刷清晰；“院系意见”“学校意见”栏中意见、签章、时间需清晰完整。
四、档案移交具体安排
1.院系需将每位新生的原档及入学材料合并，按新生学号排序。
2.各院系按照移交档案时间表（另行通知），由辅导员老师带领学生助理到档案馆现场移交。
3.院系和档案馆双方需对照材料登记清单和材料实物进行一一核对。
4.院系和档案馆共同审核本校升学学生的原档，并和新生入学材料合并。
5.移交时尚有新生原档整体或部分缺失的，由院系继续向学生催收补全，后续补交档案及材料必须经院系登记后再移交档案馆归档。
联系人：周学芬
电话：87558287 邮箱：ar-stu@hust.edu.cn
研究生档案工作QQ群：626157671
本科生档案工作QQ群：836653212
附件：
1.2024级新生材料登记表（本科生）
2.2024级新生材料登记表（硕士生）
3.2024级新生材料登记表（博士生）
4.新生原档材料缺失补交通知单（本科生）
5.新生原档材料缺失补交通知单（硕博研究生）
档案馆
2024年9月2日
