本科生成绩单是学生在学习活动中直接形成的具有重要保存价值的历史记录，是广大校友的学习经历证明。根据《中华人民共和国档案法》及其实施条例以及《华中科技大学档案管理办法》的相关要求，本科生成绩单必须整理归档妥善保管。为高质量完成2025届全日制普通本科生成绩单归档工作，现通知如下：

一、归档范围

2025届普通本科毕（结）业、国际本科毕（结）业、与2025届毕业生同年入学的转专科毕业、中途退学等学生的成绩单。

二、归档内容

1.主修成绩单

2.辅修成绩单

3.国内外校际交流成绩单（含校际交流学分认定表）

三、归档文件要求

1.归档文件应为原件。

2.主修成绩单需下载无章版，使用A4纸张双面打印，于正面左下角“制表单位”处加盖院（系）教务专用章。

3.主修成绩单需有学生照片，如无电子照片的需贴上纸质照片，并加盖骑缝章。

4.结业、退学、转专科毕业、国际学生成绩单全部应跟随主修院（系）本科成绩单一起归档（放入原班级）。

5.学生的辅修成绩单由辅修院（系）加盖辅修院（系）教务专用章后，再交给主修院（系）加盖主修院（系）教务专用章，最后由主修院（系）归档辅修成绩单。

6.院（系）整理学生成绩单时应根据专业、班级归类，按照同一人的主修、辅修、国外成绩排序，独立成件。若学生有多件国内外校际交流成绩单，纸质的应分别立件，填写电子数据表时可标注如“赴英交流成绩”或“赴浙江大学交流成绩”等。

7.每件成绩单正面右上角须盖归档章，用黑色水性笔完整填写归档章内容。归档章使用说明具体参见《归档章使用说明》（附件1）。

8.成绩单电子数据表中的排序和纸质成绩单排序上应保持一致，成绩单电子数据内容的填写具体可参见《华中科技大学院（系）本科生成绩档案电子数据样表》（附件2）。

9.如有补充成绩，需下载并填写《华中科技大学本科生归档成绩补充单》（附件3）后，连同补充归档的成绩单一并归档。

四、归档时间安排

1.2025年11月30日前，各院（系）将分管教学负责人签字的、加盖归档单位教务专用章的移交清单（附件4）两份、备考表（附件5）、纸质成绩单提交至档案馆暂存。同时，各院（系）将本科成绩电子数据表、移交清单和备考表扫描版发至本科生院本科成绩档案邮箱bkscjda@hust.edu.cn，邮件主题统一命名为“XXX院（系）2025届本科成绩XX件”。

2.本科生院将于2026年1月对所有纸质成绩单和电子数据表集中核查无误后移交至档案馆。

五、注意事项

1.上述内容均为馆藏成绩档案相关要求，毕业生人事档案材料（包括学生成绩单、学位授位证明等）归档工作由档案馆人事档案室另行通知。

2.为保证成绩单及时归入学生个人档案，建议辅修院（系）在2025年6月13日（周五）前将加盖辅修院（系）教务专用章的辅修成绩单交给各主修院（系）（同济校区的交由学籍管理科转至相关院（系））。

3.咨询电话

本科生院学籍管理科 谭老师、龚老师：87542623

医学教务处教务科 柳老师：83692923

档案馆收集指导室 周老师：87542350

同济档案室 唐老师：83692823

档案馆人事档案室 张老师：87558287

附件：

  1.归档章使用说明

  2.华中科技大学院（系）本科生成绩档案电子数据样表

  3.华中科技大学本科生归档成绩补充单

  4.华中科技大学归档材料移交单

  5.备考表

档案馆

本科生院

2025年6月11日