中华人民共和国档案法
 
 
 
2001年4月2日
 
第一章 总 则
 
第一条 为了加强对学校档案工作的领导,加强档案的收集、整理和管理工作,有效地保护和利用档案,更好地为教学、科研、党政管理等各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《湖北省档案管理条例》和《普通高等学校档案管理办法》,制定本办法。
 
第二条 本办法所称的档案,是指本校(各职能部门和个人)从事教学、科研、科技开发、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
 
第三条 档案工作是学校工作的重要组成部分;是办好学校的重要基础工作之一;是衡量学校管理工作的重要尺度;是维护学校历史真实面貌的重要事业。各级领导都应加强对档案工作的领导,必须把档案工作纳入学校整体发展规划;纳入议事日程;纳入教学、科研和管理人员的职责范围。
 
第四条学校档案是学校各项工作的真实记录,是工作依据和历史凭证,是重要的信息资源,必须实行统一领导,集中统一管理的原则,维护档案完整与安全,有利于档案的开发和利用。
 
 
第二章 档案机构及其职责
 
第五条学校由常务副校长主管档案工作。
 
第六条 学校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。
 
第七条档案馆在主管校长的领导下负责管理全校的档案工作,其职责是:
 
1.宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定,规划全校档案工作;
 
2.制订和完善本校档案工作的规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况;
 
3.负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全校档案及有关资料;
 
4.开展档案的开放和利用工作;
 
5.负责编辑档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源;
 
6.参加档案信息工作的整体化建设,开展多方面协作,进行档案信息交流;
 
7.建立和健全档案工作网络,负责对全校专(兼)职档案人员进行业务培训;
 
8.开展档案宣传工作和利用者教育活动;
 
9.开展档案学术研究和交流活动;
 
10.管理校史陈列馆(室);
 
11.完成学校领导交办的有关任务。
 
第八条 对于某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案,根据实际需要设立档案室和档案分室管理。档案室和档案分室是档案馆的分支机构,业务上受档案馆领导,行政上受主管部门领导。
 
学校档案馆下设同济医学院综合档案室、协和医院档案室、同济医院档案室、梨园医院档案室和出版档案分室、设备档案分室、基建档案分室。
 
同济医学院综合档案室对协和医院档案室、同济医院档案室、梨园医院档案室的档案工作进行监督、指导和检查执行情况。
 
第九条 各档案室的职责是:
 
1.宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定,建立和健全本室档案的保管、利用等规章制度;
 
2.对所属部门的文件、资料形成、积累、整理、立卷等工作进行指导,并监督、检查执行情况;
 
3.负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管与本档案室有关的档案及资料;
 
4.开展本室档案的开放和利用工作,编制多种检索工具,建立利用效果记录和借阅档案统计制度;
 
5.定期检查档案的保管状况,对破损或变质的档案及时修补和复制;
 
6.每年10月底前向档案馆移交本档案室的案卷目录;
 
7.对所属部门的专(兼)职档案员进行业务培训;
 
8.积极开发档案信息资源,充分发挥档案的作用。
 
第十条 同济医学院,各校区管委会,各院、系(所),各直属单位,后勤集团,校机关各部(处)必须有一名负责人分工主管本部门的档案工作,并酌情配备与本部门档案工作相适应的专(兼)职档案人员,负责本部门文件、资料的收集、积累、整理、立卷和移交工作。
 
第十一条同济医学院,各校区管委会,各院、系(所),各直属单位,校机关各部(处)分管档案工作负责人的职责:
 
1.宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定,制定和健全有关管理制度,确保档案工作纳入本部门的工作计划和规划;纳入本部门议事日程;纳入各类人员的职责范围之中,并督促有关部门执行;
 
2.听取本部门专(兼)职档案人员关于档案工作的情况汇报,帮助协调和解决档案工作方面的有关问题;
 
3.定期检查本部门的档案工作。
 
第十二条 档案专(兼)职工作人员应相对稳定,在调离工作岗位前,应事先征求档案部门的意见,并做好本部门的档案移交工作。
 
 
第三章 档案的形成和管理
 
第十三条 档案馆根据国家关于档案工作的法令、法规、规章,制订和完善本校各门类档案实施细则、各门类档案归档范围和保管期限表。
 
第十四条 本校各职能部门或个人在其从事教学、科研、科技开发、党政管理等职务活动中直接形成的、对学校和社会有保存价值的各种载体形式的文件材料,必须按照规定向档案部门移交,集中管理,任何部门和个人都不得据为己有或者拒绝归档。
 
对于个人在非职务活动中形成的对学校和社会有保存价值的文件材料,档案部门可通过征集、代管等形式进行管理。
 
第十五条 各门类档案归档文件材料包括纸质、照片、底片、胶片、磁盘、光盘、录音带、录像带等各种载体材料。
 
第十六条 学校实行文件材料形成部门、课题组立卷的制度。立卷人按文件材料的自然形成规律,加以系统整理组卷,编排页号或件号,填写卷内文件目录,交本部门档案工作人员检查、装订后向档案部门移交。
 
第十七条 各门类档案归档时间均按学校档案部门规定的时限向档案部门移交。
 
各部门对应当保密或限制使用的档案材料在向档案部门移交时,必须加盖密级印章。
 
第十八条 档案库房应有专人负责,档案库房管理人员要定期检查档案的保管状况,对破损或变质的档案,要及时修复或复制,遇到特殊情况,应立即向档案馆领导报告,及时处理。
 
 
第四章 档案经费、设备和库房
 
第十九条 档案馆档案工作所需经费单独立项,列入学校预算。各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备,在本部门经费中开支。
 
第二十条 各档案室、档案分室档案工作所需经费单独立项。列入各行政主管部门的预算。
 
第二十一条 档案馆(含各档案室、档案分室)实行办公室、阅档室、库房三分开。应逐步建设符合档案管理要求的档案库房。
 
档案库房的标准温湿度如下:
 
用房名称温 度 相对湿度
 
档案库房 14—24℃ 45—60%
 
声像档案库房 20—24℃ 50—60%
 
2.档案库房应有防火、防盗、防高温、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等设备和措施。
 
3.档案库房应与馆藏档案数量的增加相适应,要有五年以上的预留空间。
 
第二十二条档案馆(含各档案室、档案分室)应纳入学校自动化信息管理网络,建立局域网;应配置复印机、计算机、扫描仪、光盘刻录机、录(摄)像、照相等设备,以适应档案管理现代化的需要。
 
 
第五章 档案的开放和利用
 
第二十三条档案馆、各档案室、档案分室应制订档案借阅、复印制度,提供检索工具,为利用者提供方便。
 
第二十四条除少数档案有规定的外,档案馆、各档案室、档案分室应向全校和社会开放;学校各档案部门保管的档案,一般自形成之日起满三十年向社会开放。
 
第二十五条凡持有合法证明的单位和个人,在说明利用档案目的和范围后,均可查阅利用属于开放范围的档案,并可以摘录和复制;具有正当的目的和理由,经档案馆负责人或有关部门同意,也可利用未开放的档案。
 
外国组织和个人利用档案馆已开放的档案,应按国家有关规定办理手续。
 
第二十六条 学校各档案部门提供档案和咨询服务,应依照国家和湖北省有关规定合理收费。
 
利用本部门或个人形成、移交、捐赠、寄存的档案,实行无偿服务。
 
第二十七条 馆藏档案属下列情况之一者,不宜开放:
 
1.涉及党和国家秘密的;
 
2.涉及专利或技术秘密的;
 
3.涉及个人隐私的;
 
4.档案形成部门规定限制利用的。
 
第二十八条 未经档案馆或学校领导批准,任何组织和个人都无权公布档案。
 
第二十九条对于借出的档案,档案部门要定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,根据不同情况,按规定严肃处理。
 
 
第六章 鉴定与销毁
 
第三十条档案馆、各档案室、档案分室应对保管期已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案,在征得有关部门同意,并造具清册,报主管校长批准后,方可销毁。
 
第三十一条销毁档案时,必须有两人监销,并在销毁清册上签名。
 
 
第七章 奖励与处罚
 
第三十二条档案馆、各档案室应建立检查、考核和评估制度。对档案形成部门及专(兼)职档案人员的档案工作进行检查、评估。
 
第三十三条有下列事迹之一的,学校以及有关部门应当给予奖励:
 
1.对档案的收集、整理、立卷、归档、提供利用和利用档案做出显著成绩的;
 
2.对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的;
 
3.将重要或珍贵档案捐赠给学校的;
 
4.同违反档案法律、法规作斗争,表现突出的。
 
第三十四条有下列行为之一的,由档案部门责令限期改正;情节严重的,报校领导批准,对直接责任人员或主管责任人员给予行政处分;造成损失的,责令赔偿损失;构成犯罪的,依法追究刑事责任:
 
1.将职务活动中形成的应当归档的文件、材料据为己有,拒绝交档案部门、专(兼)职档案人员归档的;
 
2.损毁、丢失属于学校所有的档案的;
 
3.档案工作人员玩忽职守,造成档案损失的;
 
4.擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有的档案的;
 
5.泄露应当保密的档案内容的;
 
6.涂改、伪造档案的;
 
7.擅自将学校所有的档案携运出境或出卖、赠送给外国人的。
 
有前款行为之一的,并酌情对直接责任者扣除业绩津贴或奖金(由学校财务部门从业绩津贴或奖金中扣除)。
 
 
第八章 附 则
 
第三十五条 本办法由档案馆负责解释。
 
第三十六条 本办法自公布之日起施行。